项目管理程序手册

什么是项目管理程序手册[1]

  项目管理程序手册是指为了使建设工作有效和有序地进行,要制定一系列项目管理程序,使承包商对各项工作都能统一按业主要求的程序办事,在这些管理程序中,主要明确职责分工、联络渠道、通讯处理、工作步骤、接口协调、现场修改、不符合项处理、质量要求、验收制度、竣工报告处理等。把这些程序汇集在一起称项目管理程序手册。这些程序使承包商有章可循,凡事有据可查,有利于规范承包商的行为。

项目管理程序手册程序[1]

  项目管理程序手册的程序分为七大类:

  (1)通用程序

  总体性框架结构程序

  文件管理程序

  承包商的项目管理

  完工报告审查和处理

  变更管理

  (2)工程文件

  (3)工程管理和进度编制

  进度管理

  设备和材料管理

  质量控制监督

  分包商资格审查

  不符合项处理

  进展报告

  会议

  (4)设计审查

  (5)接口管理

  (6)计划和合同管理

  (7)保险索赔

项目管理程序手册的编制目的[2]

  (1)对实际工作的指导作用。管理程序手册可以作为企业中项目管理人员在实施工作中的有用的备忘录。

  (2)确保工作实施的科学性。在管理程序手册的指导下,所有项目管理人员的工作可以最大程度地符合项目管理要素。

  (3)保证管理方法的一致性。无论在什么样的项目组织中,对项目的管理都应该采用一致的方法进行管理,这样就有助于项目间的协调,而程序管理手册正是实现这种一致性的重要保证。

  (4)提供通用的术语。无论是在一个项目中,还是在一个企业中的不同项目间,在一个共同的基础上进行比较是非常重要的,这就需要通用的术语。缺乏对术语的理解很容易在项目团队中引发问题,而管理手册则提供了最通用的项目管理术语。

  (5)培训新员工的最佳教材。完整而适用的项目管理程序手册,是企业对新的项目管理人员进行培训的最佳教材,它不仅使新员工理解了项目管理的概念、方法,而且,还以最高的效率使新员工了解了企业项目的方式、方法等内容。

项目管理程序手册的编制原则[2]

  项目管理程序手册的编制过程实际上就是一个描述项目输入如何转变为输出的过程。

  (1)及时定义职能部门的运作方式和方法。在项目管理程序手册的编制过程中,要避免随着项目进展涉及某一职能时才来定义该职能部门如何运作。这样,很有可能导致下列问题出现:

  1)加重部门间的分割,使部门之间更加缺乏交流。

  2)导致一些项目管理人员以遵守管理程序为由,在与其他部门工作接口处推卸责任、逃避工作,如果项目失败就归咎于他人。

  3)它会导致项目发展速度变慢,因为这使项目按部就班地按顺序执行,而不是各职能或部门并行工作。

  (2)以项目生存周期为基础定义项目输入和输出。通过项目生存周期定义过程,定义组织如何将项目看作一个整体来处理,定义各职能部门如何对过程起到帮助作用。管理程序应该以一个组织的标准项目生存周期作为核心,在此层次上,定义输入和输出,一个阶段的输出成为后续阶段的输入。生存周期的每个阶段可以被分解为一系列的步骤,每个步骤有输入和输出,显示这一阶段的输入如何转变为输出,通过逐层分解,这些步骤可以分解为子步骤等。定义的主要内容包括:

  1)输入和输出的要素,包括数据和信息、项目计划或报告、风险或其他控制检查或项目可以交付的成果;

  2)在每一阶段或步骤上做什么;

  3)每个职能或部门,外部承包商或其他机构对每个阶段或步骤的贡献。

  (3)根据项目需求调整项目管理程序。必须说明的一点是,管理程序必须作为灵活的方针而不是死板的规则来看待。有些人认为标准管理程序就是金科玉律,尤其是在ISO 9000系列质量指导方针下实施的管理程序,一旦制定就不能更改,要完全遵照执行,否则组织就会发生“不协调”的情况。

  实际上,不同的项目类型和不同的资源类型需要不同的管理程序。管理程序必须具有一定的灵活性以适应不同的项目类型,特别是根据项目大小和不同的资源类型来调整管理程序的灵活性。此外,在每个项目开始时,团队一定要讨论如何调整管理程序才能完成满足顾客需要的产品。这种做法尽量使变动最小化,否则会给项目带来麻烦。

项目管理程序手册的编制结构[2]

  项目管理程序手册的编制在思想上,应采用项目工作流和项目管理流集成的思想,坚持先进性和实用性相统一,遵循项目管理人员在实际工作中的习惯,在编写上以项目管理工作流为主线,在工作流执行的过程中集成项目管理的各项内容:从内容上看,完整的项目管理程序手册应包括项目全生存周期从规划到实施全过程中项目概念、项目规划、项目实施、项目收尾等主要阶段的各项管理活动,并以各阶段为划分的节点:项目管理程序手册的结构可以根据实际工作内容来构建,一般而言,结构上可以分为三层文件体系。

  (1)第一层文件——“指导层”。程序手册的第一层主要包括对手册的说明,项目的组织结构设计、项目岗位及职责的界定、应用手册项目类型的界定,项目各阶段主要工作内容定义和项目管理各要素等内容。手册第一层对手册起到提纲挈领的重要作用,可以称之为“指导层”。

  (2)第二层文件——“执行层”。在程序手册第二层中,主要以项目实际操作过程中的工作流为主线,结合项目管理工作,针对项目整个生存周期各项过程中的各项活动,编制相应的管理程序、管理流程和相应的管理规定。这一层的文件以执行为主,除了要符合第一层文件制定出的各类原则,还要符合项目团队的实际情况和项目管理的相关要素。具有系统先进、目标明确、任务清晰、实施有序、成果可测的特点,促进项目的运行和管理程序化、规范化、制度化,着眼于提高项目运作的工作效率,有效合理地利用资源,可操作性强,在系统层面上有效地提高项目运作的效率。第二层程序文件可以称之为“执行层”。

  (3)第三层文件——“保障层”。程序手册的第三层文件,可以称之为“保障层”。这一层文件的编制,其主要目的是为了保障项目管理体系有效、正常地运行,包括两个方面:一个是企业高层领导对项目管理过程指导、监督和考核系统;另一个方面则包括对项目过程中各项活动成果的说明,工作质量标准的界定,项目管理要素涉及的方法、工具中所用的图、表和参考数据等内容。

参考文献

  1. 1.0 1.1 全国核工业工程质量监督工程师培训教材编写委员会编.核工程质量监督.原子能出版社,2002年06月第1版.
  2. 2.0 2.1 2.2 白思俊等编著.现代项目管理概论.电子工业出版社,2006年10月.